Кінець “теплої ванни” для ФОП: як підготувати бізнес до ПДВ та загальної системи

Український малий бізнес десятиліттями існував у досить комфортних умовах спрощеної системи оподаткування. Для багатьох підприємців абревіатура “ФОП” стала синонімом мінімальної бюрократії та простого обліку. Однак презентована урядом та схвалена міжнародними донорами Національна стратегія доходів до 2030 року недвозначно сигналізує: правила гри змінюються кардинально і назавжди.

Курс на євроінтеграцію вимагає прозорості та уніфікації. Це означає, що тисячі підприємців будуть змушені залишити зону комфорту єдиного податку та опанувати складні механізми Загальної системи оподаткування (ЗСО) з ПДВ.

Для власника бізнесу це не просто фінансове питання. Це виклик для всієї системи управління. Як перебудувати облік, щоб не зупинити продажі? Чому спроба почати “з чистого аркуша” в новій базі може коштувати вам втрати керованості? І чому саме програмні продукти BAS є “рятувальним колом” у цій ситуації? Розбираємося детально.

Частина 1. Податковий шторм насувається: до чого готуватися?

Логіка реформи проста: унеможливити використання ФОП для мінімізації податків великим бізнесом та вивести з тіні товарообіг.

Основні індикатори змін:

1. Кінець фіксованих ставок (“Польська модель”). Звичні 5% для 3-ї групи можуть залишитися в минулому. Обговорюється диференційована шкала: нижчі ставки для торгівлі, суттєво вищі – для послуг. Це змусить багатьох переглянути свою бізнес-модель.
2. Трансформація груп. Злиття 2-ї та 3-ї груп ФОП означає, що обов’язок вести товарний облік та підтверджувати витрати торкнеться майже кожного.
3. Примусова міграція на ЗСО. Певні види бізнесу (наприклад, продаж електроніки, підакцизних товарів) або ті, хто перевищить нові ліміти обороту, будуть автоматично переведені на загальну систему.
4. Фактор ПДВ. На загальній системі ліміт для обов’язкової реєстрації платником ПДВ – 1 млн грн на рік. Для працюючого бізнесу це означає, що ПДВ стає неминучим супутником діяльності.

Висновок: епоха “обліку в блокноті” закінчилася. Тепер кожна операція вимагає цифрового сліду та документального підтвердження.

Частина 2. ПДВ та Загальна система: чому це “інша ліга”?

Перехід на загальну систему – це зміна філософії бізнесу. Ви більше не платите податок з обороту, ви платите його з результату.

Ключові відмінності, які створюють складність:

• Правило “Першої події”. На єдиному податку все просто: гроші прийшли – дохід визнано. З ПДВ працює жорстка логіка: податкове зобов’язання виникає або в момент відвантаження товару, або в момент оплати (залежно від того, що сталося раніше). Система має фіксувати це автоматично.
• Боротьба за витрати. Податок на прибуток (18%) рахується з різниці “Доходи мінус Витрати”. Якщо ви не отримали накладну від постачальника, ви не маєте права на витрати, а отже – платите більше податків.
• Адміністрування ПДВ. Це постійний баланс між податковим зобов’язанням (ваш борг державі) та податковим кредитом (борг держави вам). Помилка в обліку тут коштує дуже дорого.
• Дисципліна реєстрації. Податкові накладні мають реєструватися в ЄРПН у чіткі терміни. Прострочення тягне за собою штрафи, які можуть з’їсти всю вашу маржу.

Без спеціалізованого ПЗ (ERP-системи) контролювати ці процеси вручну неможливо.

Частина 3. Головна помилка: ілюзія “нового початку”

Коли постає питання переходу, часто можна почути пораду від недосвідчених адміністраторів: “Давайте закриємо стару базу 31 грудня, а з 1 січня почнемо працювати в новій, чистій базі”

Це рішення – стратегічна пастка.

Чому розрив бази даних – це небезпечно?

1. Операційна сліпота. Ви втрачаєте можливість порівнювати показники. Як зрозуміти, чи росте ваш бізнес, якщо дані за минулі роки залишилися в архіві?
2. Втрата контексту клієнта. Зникає історія взаємодії (CRM). Менеджер не знає, що клієнт купував раніше, які мав знижки, як часто робив повернення. Це знижує якість сервісу.
3. Хаос міграції. Ручне перенесення залишків товарів та боргів контрагентів – це гарантовані помилки. “Хвости”, що не сходяться, будуть блокувати роботу бухгалтерії місяцями.
4. Кадрові проблеми. Для розрахунку відпускних та лікарняних потрібна історія нарахувань за 12 місяців. У новій базі її немає.

Частина 4. BAS: технологія безшовної адаптації

Сучасні програмні продукти лінійки BAS (BAS Бухгалтерія, BAS УТ, BAS КУП) мають вбудовані механізми для зміни облікової політики без створення нової бази.

Ключовий інструмент – регістр відомостей “Облікова політика організації”.

Як це працює на практиці?

Ви створюєте новий запис в налаштуваннях, який набирає чинності з певної дати (наприклад, з 01.01.2025).

• Період “До”: Система працює за алгоритмами Єдиного податку.
• Період “Після”: Автоматично вмикаються механізми Загальної системи та ПДВ.

Переваги єдиної бази:

• Цілісність історії. Всі дані про продажі, клієнтів та закупівлі доступні в одному вікні.
• Коректність переходу. Програма вміє обробляти складні випадки. Наприклад, якщо аванс надійшов на спрощеній системі, а відвантаження відбулося на загальній – система сформує правильні проводки, щоб уникнути подвійного оподаткування.
• Автоматизація рутини. З дати переходу активуються інструменти для роботи з податковими накладними.
• Гнучкість. Спеціальні обробки дозволяють масово змінити ставку ПДВ у номенклатурі (на 20%) саме з потрібної дати.

Частина 5. Роль партнера: чому вам потрібен Evsesvit?

Програмне забезпечення – це лише інструмент. Щоб він запрацював, потрібне професійне налаштування. Перехід на ПДВ – це стрес-тест для ваших процесів. Якщо у вас безлад у довідниках, а договори не структуровані – автоматика дасть збій.

Компанія Evsesvit пропонує не просто ліцензії, а технологію безпечної трансформації.

Що включає послуга супроводу?

1. Аудит даних. Перевірка бази перед переходом. Виправлення помилок, закриття “висячих” боргів.
2. Налаштування договорів. Для ПДВ критично важливо, як ведеться облік розрахунків (по договору / по замовленню). Неправильна галочка – і податкова накладна не сформується.
3. Інтеграція (“M.E.Doc” / “FREDO”). Налаштування шлюзу для автоматичної реєстрації накладних. Документи мають “літати” в податкову без участі людини.
4. Навчання персоналу. Співробітники мають розуміти нові вимоги: обов’язковість кодів УКТЗЕД, контроль оригіналів документів.
5. Адаптація. Якщо ваш бізнес має специфіку (ЗЕД, виробництво), програмісти адаптують систему під ваші унікальні потреби.

Частина 6. План дій: стратегія випередження

Найгірша тактика – чекати до останнього. Коли закон вступить у силу, черги до інтеграторів будуть розписані на пів року вперед.

Ваш алгоритм дій:

1. Цифровізація сьогодні. Якщо ви ще не в BAS – впроваджуйте систему негайно. Налаштуйте облік на простій системі, щоб потім лише змінити налаштування.
2. Ревізія номенклатури. Код УКТЗЕД – обов’язковий реквізит для платників ПДВ. Перевірте його наявність у всіх товарах.
3. Інвентаризація. Ви повинні увійти в новий період з реальними, підтвердженими залишками.
4. Фінансове моделювання. Прорахуйте, як ПДВ вплине на вашу рентабельність.
5. Експертна підтримка. Зверніться до Evsesvit. Замовте моделювання переходу на тестовій копії вашої бази, щоб виявити ризики заздалегідь.

Висновок

Зміни податкового законодавства – це виклик, але не катастрофа. Перехід на загальну систему з ПДВ робить ваш бізнес системним, прозорим та готовим до масштабування.

Обираючи шлях збереження єдиної бази даних в BAS та підтримку професіоналів з Evsesvit, ви зможете пройти цей етап еволюційно, зберігши контроль над ситуацією та найцінніший актив – інформацію.